Verifactu para inmobiliarias: comisiones, reservas y fianzas
Una inmobiliaria necesita separar sus honorarios de las cantidades que puede gestionar durante una venta o un alquiler. Encargo, reserva, arras, fianza, primera renta, suplidos y comisión no deben recorrer el mismo flujo ni convertirse automáticamente en líneas de una factura de la agencia.
Esta guía parte del supuesto de que utilizas un sistema informático para expedir facturas en territorio común. El SII, los territorios forales y determinadas operaciones excluidas pueden cambiar el resultado; revisa primero el comprobador y las fuentes oficiales enlazadas al final.
Situaciones habituales en inmobiliarias y agentes inmobiliarios
- Intermediación de venta: identificar quién contrata el servicio, quién paga los honorarios y qué hito del encargo se ha cumplido.
- Reserva o arras: registrar quién entrega y recibe los fondos, su finalidad y si la agencia solo los custodia o cobra una parte de su propio servicio.
- Alquiler: separar honorarios de agencia, fianza, primera renta y otras cantidades destinadas al arrendador o a un organismo público.
- Colaboración entre agencias: documentar el servicio y la remuneración de cada participante sin duplicar la factura al cliente final.
- Portales y CRM: convertir una oportunidad en factura solo cuando exista una operación propia facturable, no al reservar una visita o cambiar una fase comercial.
Cerrar una intermediación sin facturar fondos de terceros
- Revisar el encargo, el servicio realizado, el contratante, el destinatario y quién paga.
- Separar honorarios y anticipos propios de reservas, arras, fianzas, rentas y otros fondos de terceros.
- Comprobar si existen suplidos acreditados o simples gastos repercutidos y clasificarlos correctamente.
- Relacionar cualquier anticipo de honorarios ya facturado para descontarlo del cierre.
- Coordinar la parte de cada agencia y confirmar quién confecciona cada factura.
- Emitir una sola vez desde el sistema adaptado y devolver su número al CRM.
- Conciliar cobros y fondos sin editar después la factura expedida.
El ejemplo describe el flujo de trabajo, no decide el IVA, la retención ni el momento fiscal aplicable a un caso concreto.
Qué debería resolver el programa
- Expediente por inmueble y encargo con contratante, destinatario de la factura y pagador diferenciados.
- Libro auxiliar para fondos de terceros, separado de ingresos, anticipos de honorarios y suplidos acreditados.
- Hitos configurables para honorarios de venta, alquiler, captación o colaboración, sin usar el cobro como única señal de emisión.
- Anticipos vinculados a la factura final para no volver a facturar el importe ya documentado.
- Facturas separadas por agencia o flujo de facturación por tercero con acuerdo, aceptación y copia.
- Rectificación vinculada al documento original cuando cambia el precio, se resuelve el encargo o se devuelve una cantidad propia.
- Integración con CRM y portales que transfiera solo los datos necesarios para facturar.
- Exportación de facturas, cobros y trazabilidad de fondos sin depender únicamente del expediente comercial.
Antes de contratar, pide al proveedor la declaración responsable de la versión que vas a usar y prueba este flujo con un borrador.
Honorarios, reserva, arras y fianza necesitan cuentas separadas
La factura de la inmobiliaria documenta su propio servicio. En cambio, una reserva, unas arras, la primera renta o una fianza pueden pertenecer económicamente a otra parte o quedar bajo custodia temporal; su entrada en la cuenta bancaria no permite tratarlas automáticamente como honorarios.
En los arrendamientos sujetos a la LAU, la fianza obligatoria equivale a una mensualidad de renta en vivienda y a dos en usos distintos. La ley permite además que cada comunidad autónoma establezca su depósito. Registra quién es titular de los fondos, a quién deben entregarse o devolverse y evita que la integración bancaria genere una factura de comisión por el importe total.
Un anticipo de honorarios no espera necesariamente a la firma final
La AEAT indica que, en las prestaciones de servicios, el IVA se devenga cuando el servicio se presta y que un cobro anticipado produce el devengo por el importe efectivamente percibido. La obligación de facturar alcanza también los pagos anticipados, con la excepción publicada para determinadas entregas intracomunitarias exentas.
Por eso el programa debe distinguir un anticipo de los honorarios de una cantidad recibida por cuenta del vendedor, comprador, arrendador o arrendatario. El contrato y la realidad del flujo deciden su clasificación; un concepto bancario o una fase del CRM no bastan por sí solos.
No todo gasto repercutido al cliente es un suplido
La base imponible incluye la contraprestación del servicio y los gastos que se repercutan al destinatario, salvo suplidos. La AEAT limita el suplido a sumas pagadas en nombre y por cuenta del cliente, en virtud de mandato expreso, y exige que la factura del proveedor esté expedida a nombre del cliente, no de la inmobiliaria.
Guarda mandato, justificante y titular de cada gasto. Si la agencia contrata y recibe una fotografía, un portal, una certificación o una gestión para prestar su servicio, no lo etiquetes como suplido solo porque después lo cobre al cliente; revisa su tratamiento con la asesoría.
Dos agencias deben separar qué servicio factura cada una
En una colaboración, documenta qué servicio presta cada agencia, a quién y por qué importe. Si una de ellas confecciona materialmente la factura de la otra, la AEAT exige un acuerdo previo, un procedimiento de aceptación, el envío de una copia y que el documento se expida en nombre y por cuenta de quien realizó la operación.
El software debe separar la factura al cliente de la factura entre agencias y evitar que un portal o una liquidación cree ambas dos veces. Delegar la confección no cambia quién presta el servicio ni quién sigue siendo responsable de expedir correctamente su factura.
La factura no debe copiar el expediente comercial completo
Una inmobiliaria puede conservar identificaciones, documentos de solvencia, conversaciones, preferencias y notas de visita en el CRM por finalidades distintas. La protección de datos por defecto exige limitar cantidad, extensión y accesibilidad a lo necesario para cada finalidad.
Envía al facturador los datos identificativos y la descripción económica necesarios, no adjuntos, comentarios internos ni circunstancias personales. Aplica permisos separados para captación, visitas, fondos y facturación, y revisa qué información sale hacia la asesoría o una integración externa.
Una comisión corregida se vincula a la factura original
La AEAT exige factura rectificativa cuando la factura incumple requisitos, la cuota se calculó incorrectamente o se modifica la base imponible por las causas previstas. Una reducción de honorarios o una resolución del encargo no se arreglan borrando el documento ya expedido.
Conserva la causa, el acuerdo comercial y la referencia a la factura afectada. El CRM puede reabrir una oportunidad, pero no debe reescribir la numeración, el destinatario o los importes del documento fiscal original.
Comprobaciones específicas para inmobiliarias y agentes inmobiliarios
- Servicio propio: la inmobiliaria factura las prestaciones que realiza en su actividad y debe conservar copia. Una compraventa, una renta o una fianza de otra parte no se convierten por sí solas en ingreso facturable de la agencia.
- Anticipo de honorarios: si una cantidad es un pago anticipado de un servicio gravado de la agencia, el IVA se devenga al cobrarla por el importe percibido y debe documentarse. Si se recibe por cuenta de otra parte, primero hay que clasificar y acreditar ese mandato.
- Fianza de alquiler: la Ley de Arrendamientos Urbanos exige una mensualidad en vivienda y dos en uso distinto, y permite que la comunidad autónoma imponga su depósito. No la mezcles con la comisión ni la envíes al facturador como honorario.
- Suplido: solo queda fuera de la base imponible cuando se paga en nombre y por cuenta del cliente, con mandato expreso, y la factura del proveedor está expedida a nombre de ese cliente. Repercutir una fotografía, un anuncio o una gestión propia no los convierte automáticamente en suplidos.
- Colaboración y facturación por terceros: si otra agencia o el destinatario confecciona la factura, debe existir acuerdo previo, procedimiento de aceptación, envío de copia y expedición en nombre y por cuenta de quien prestó el servicio.
- CRM y privacidad: la factura necesita identificar la operación, pero no debe copiar conversaciones, motivaciones de compra, documentos de solvencia ni notas de visitas que no sean necesarios para la finalidad fiscal.
- Correcciones: una reducción posterior de honorarios, devolución o error de destinatario puede exigir factura rectificativa. Conserva el vínculo con la factura original y no la sobrescribas desde el CRM.
Lleva estos casos al plan de adaptación imprimible: podrás pedir la evidencia de la versión, ejecutar una corrección y comprobar la salida de datos sin limitar la elección al precio.
Tus fechas límite
Si estás dentro del RRSIF y operas como autónomo: 1 de julio de 2027. Si el obligado es una sociedad sujeta al Impuesto sobre Sociedades: 1 de enero de 2027. Durante 2026 el envío de registros a la AEAT funciona como periodo voluntario de pruebas.
Si hoy emites desde una plantilla, revisa las guías sobre Excel y Word: la AEAT distingue según las funciones y el uso real, no solo por el nombre de la herramienta.
Actividades con procesos relacionados
Fuentes oficiales y revisión
Contenido revisado el a partir de fuentes primarias. Los enlaces llevan al texto oficial vigente o a la información del organismo competente.
- AEAT: guía oficial sobre VERI*FACTU
- BOE: Real Decreto-ley 15/2025 (plazos de 2027)
- AEAT: facturas completas y simplificadas
- BOE: Reglamento de obligaciones de facturación
- AEAT: tipos impositivos de IVA vigentes
- AEAT: quién debe practicar retenciones
- BOE: Ley 37/1992 del IVA
- BOE: Ley de Arrendamientos Urbanos (fianza y depósito)
- AEAT: obligación general de expedir factura y anticipos
- AEAT: devengo del IVA en anticipos, servicios y ejecuciones de obra
- AEAT: base imponible del IVA y requisitos de los suplidos
- AEAT: facturas expedidas materialmente por el destinatario o un tercero
- AEAT: cuándo emitir una factura rectificativa
- AEPD: protección de datos por defecto y minimización
- AEAT: FAQ sobre el ámbito de aplicación de los SIF