¿Se puede facturar con Word en 2027?
Sí, en el uso limitado que describe la AEAT
La respuesta
Sí, pero solo en el supuesto limitado que describe la AEAT. Si Word se utiliza exclusivamente para introducir los datos, expedir e imprimir las facturas y conservar su información, ese uso no queda sujeto al RRSIF. No es porque Word sea un programa Verifactu, sino porque ese proceso concreto no se considera un sistema informático de facturación (SIF).
El matiz importante
La extensión .docx o el PDF final no resuelven la pregunta. La AEAT puede comprobar las capacidades y herramientas utilizadas: hay que identificar dónde se numeran las facturas, qué cálculos o automatizaciones existen y si el flujo genera directamente libros de IVA o IRPF, contabilidad u otros resultados tributarios.
Qué comprobar en tu caso
- ¿Word se limita realmente a introducir datos, expedir, imprimir y conservar cada factura?
- ¿La numeración, los importes o los clientes proceden de otra aplicación, hoja o base de datos?
- ¿Los documentos alimentan directamente libros de IVA o IRPF, contabilidad o declaraciones?
- ¿Hay macros, complementos, combinación de correspondencia o exportaciones que deban analizarse como parte del proceso?
- ¿Quién expide materialmente la factura: tú, una aplicación o tu gestoría?
Pasos antes de decidir
- Dibuja el recorrido desde los datos del cliente hasta el PDF enviado y anota qué herramienta fija número, fecha e importes.
- Haz inventario de macros, complementos, correspondencia, bases de datos y exportaciones, aunque se ejecuten fuera de Word.
- Contrasta el resultado con la FAQ de la AEAT y deja por escrito por qué el flujo es manual o por qué debe tratarse como SIF.
- Si necesitas un SIF, compara una alternativa conforme y prueba una factura, una rectificativa y la recuperación del histórico antes de migrar.
La diferencia clave: quedar fuera no significa que Word sea Verifactu
La FAQ oficial incluye expresamente Word, Apple Pages, Excel y otras herramientas similares. Si el procesador de texto se usa exclusivamente para introducir datos, expedir e imprimir facturas y conservar la información, la AEAT indica que el RRSIF no afecta a ese uso. En ese caso no estás cumpliendo el reglamento mediante Word: estás fuera de sus requisitos porque no utilizas un SIF para expedir las facturas.
La respuesta cambia cuando el proceso también trata la información de facturación para generar directamente libros registro de IVA o IRPF, contabilidad u otro resultado destinado al cumplimiento tributario. La Agencia puede comprobar las capacidades y herramientas utilizadas, de modo que el nombre del archivo o que termines guardándolo como PDF no bastan para clasificar el flujo.
Cuatro flujos de Word que no deben confundirse
Caso 1 — plantilla manual. Escribes los datos de una factura en Word, la expides, la imprimes o guardas y conservas la información, sin que el archivo genere resultados tributarios. Es el supuesto limitado que la AEAT describe como no sujeto al RRSIF. Aun así, debes controlar la numeración y cumplir el contenido exigible a la factura.
Caso 2 — Word conectado a otras herramientas. Los datos llegan desde una hoja, un CRM, una base de datos o un complemento y el documento se crea en lote. La FAQ no clasifica por sí sola la combinación de correspondencia ni todos los complementos: identifica qué componente conserva y procesa la información y qué resultados produce. Es una señal para analizar el conjunto, no una respuesta automática.
Caso 3 — un SIF genera la factura y Word solo retoca el documento. Si otra aplicación fija los datos fiscales y genera el registro de facturación, esa aplicación y su versión deben cumplir cuando estén dentro del ámbito del reglamento. Editar después en Word puede hacer que el documento ya no coincida con el registro; usa el sistema emisor para corregir la factura por la vía que corresponda.
Caso 4 — tú haces la factura y la gestoría contabiliza después. La AEAT aclara que, si el empresario expide materialmente las facturas sin SIF y luego las entrega a su asesor para llevar libros y obligaciones fiscales, ese hecho posterior no convierte por sí solo la expedición en un SIF. Si la gestoría es quien expide materialmente las facturas mediante un SIF, la situación cambia y la responsabilidad del empresario no desaparece.
Macros, combinación de correspondencia y PDF: qué demuestra cada cosa
La AEAT ofrece un ejemplo concreto para hojas de cálculo: un listado con sumatorios o reglas de cálculo puede quedar fuera, mientras que una macro que genera el libro registro de facturas expedidas hace que la hoja sea un SIF sujeto. No publica una regla equivalente que diga que cualquier macro de Word, o cualquier combinación de correspondencia, active automáticamente el reglamento.
Por eso conviene describir la función, no solo su etiqueta. Una macro que aplica formato no produce el mismo resultado que un proceso que toma datos de clientes, asigna series, conserva la información y alimenta directamente la contabilidad. Si no puedes explicar qué entra, qué se conserva y qué sale de cada herramienta, pide una valoración individual antes de asumir que sigues en el supuesto manual.
Guardar el documento como PDF sirve para compartir o archivar la representación de la factura, pero el formato final no acredita que exista un registro de facturación conforme ni que el flujo esté fuera del RRSIF. Tampoco convierte una plantilla en un SIF adaptado.
QR y contenido obligatorio de una factura hecha con Word
Si tu uso de Word encaja realmente en el supuesto no SIF descrito por la AEAT, no tienes que añadir el QR tributario creado por el RRSIF solo para simular Verifactu. La propia FAQ vincula ese QR a las facturas expedidas mediante los sistemas informáticos incluidos en el reglamento.
Eso no elimina las reglas generales de facturación. Según el tipo de factura, debes incluir número y, cuando proceda, serie; fechas; identificación del emisor y, en una factura completa, del destinatario; descripción de la operación; base, tipo y cuota de IVA cuando correspondan; total y las menciones especiales aplicables. Una rectificación también debe conservar la referencia y el tratamiento exigidos en cada caso.
Fechas de 2027: a quién afectan en este caso
El calendario vigente del BOE exige que los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades incluidos en el artículo 3.1.a) tengan adaptados sus SIF antes del 1 de enero de 2027. Para el resto de obligados del artículo 3.1, entre ellos muchos autónomos, la fecha es el 1 de julio de 2027.
Estas fechas obligan a adaptar los sistemas informáticos incluidos en el reglamento; no convierten por el mero paso del tiempo una plantilla usada exclusivamente como describe la FAQ en software Verifactu. Si tu flujo está cerca del límite, migrar con antelación puede reducir errores y trabajo manual, pero esa es una decisión operativa, no una obligación distinta inventada por esta guía.
Cuándo suele tener sentido dejar Word aunque puedas seguir usándolo
Word puede resultar manejable con pocas facturas y un proceso verdaderamente manual. Empieza a ser frágil cuando hay varias personas, facturación recurrente, muchas series, anticipos, rectificativas, cobros parciales o necesidad de consultar rápidamente el histórico. En esos casos, numerar, revisar y conciliar a mano puede costar más que una herramienta adecuada.
Antes de contratar, comprueba la declaración responsable del producto y la versión, la exportación de tus datos, el tratamiento de errores, el coste total y los flujos que realmente usas. «Compatible con Verifactu» en una página comercial no sustituye esas comprobaciones.
Preguntas frecuentes sobre Word y Verifactu
¿Una factura guardada en PDF desde Word cumple Verifactu?
El PDF no decide el cumplimiento. Si Word solo se usa para introducir, expedir, imprimir y conservar la factura, la AEAT sitúa ese uso fuera del RRSIF; si el proceso es un SIF, guardar el resultado como PDF no sustituye sus registros ni requisitos.
¿Una factura manual de Word debe llevar el QR de Verifactu?
No cuando el flujo encaja realmente en el uso no SIF descrito por la AEAT. El QR tributario se exige a las facturas expedidas mediante los sistemas informáticos incluidos en el RRSIF; las obligaciones ordinarias de contenido de la factura sí se mantienen.
¿Cualquier macro o combinación de correspondencia convierte Word en un SIF?
La AEAT no publica una regla automática para cualquier macro de Word. Sí indica que puede comprobar las capacidades y herramientas utilizadas y pone como ejemplo sujeto una macro de Excel que genera el libro registro. Hay que analizar qué hace realmente el flujo completo.
¿Puedo enviar después las facturas de Word a mi gestoría?
Sí. La AEAT explica que entregar después las facturas a una gestoría para llevar libros y obligaciones fiscales no cambia por sí solo un proceso de expedición manual sin SIF. Es distinto si la gestoría expide materialmente las facturas mediante su sistema.
Qué hacer
Documenta el flujo real y no añadas un QR por tu cuenta para aparentar cumplimiento. Si el conjunto funciona como SIF, usa una solución con declaración responsable para el producto y la versión; si encaja en el uso limitado de Word, conserva la FAQ oficial y revisa que cada factura cumpla las obligaciones ordinarias de facturación.
Documentación comprobada
- AEAT: criterio oficial para Word, Excel y el trabajo posterior de la gestoría
- AEAT INFORMA 149526: asesoría que contabiliza después de la emisión
- AEAT: contenido exigible a las facturas completas y simplificadas
- BOE: Real Decreto 1007/2023 consolidado
- BOE: fechas de adaptación del 1 de enero y 1 de julio de 2027
¿Vas a migrar o contratar? Usa el plan de adaptación para documentar la versión, probar una corrección y ensayar la exportación antes de decidir.
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Otras comprobaciones frecuentes
Fuentes oficiales y revisión
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