¿Puedo seguir facturando con Excel en 2027?
Depende de cómo lo uses
La respuesta
La AEAT no considera automáticamente que todo uso de Excel sea un sistema informático de facturación. Su FAQ indica que el reglamento no afecta cuando la hoja se usa exclusivamente para introducir datos, expedir e imprimir facturas y conservar la información. Sí puede considerarse un SIF cuando además procesa esos datos para generar directamente libros de IVA o IRPF, contabilidad u otros resultados destinados al cumplimiento tributario.
El matiz importante
La propia AEAT pone dos ejemplos: un listado de facturas con sumatorios o reglas de cálculo puede quedar fuera, mientras que una macro que genera el libro registro convierte la hoja en un SIF sujeto al reglamento. La Agencia puede valorar las capacidades y el uso real de cada archivo.
Ejemplo resuelto: una misma hoja, dos procesos distintos
Caso ficticio elaborado por esta guía. Un profesional prepara ocho facturas al mes en una hoja. Comparamos dos maneras de utilizarla; el número de facturas no decide el resultado.
| Punto del proceso | Uso A: plantilla y archivo | Uso B: genera el libro registro |
|---|---|---|
| Entrada | Escribe los datos de cada operación en una plantilla. | Escribe los datos en una tabla que alimenta una macro. |
| Salida | Expide y conserva la factura; mantiene un listado con sumatorios. | La macro genera directamente el libro registro de facturas expedidas. |
| Trabajo posterior | La asesoría recibe las facturas ya expedidas y lleva los libros por separado. | La asesoría recibe el libro generado por la propia hoja. |
| Lectura del criterio de la AEAT | Puede encajar en el uso limitado excluido, si esas son realmente todas sus funciones. | La generación del libro mediante una macro es el ejemplo que la AEAT considera SIF. |
Conclusión del ejemplo: Contar facturas o mirar la extensión .xlsx no distingue estos casos. La diferencia que hay que documentar es qué produce la hoja y qué trabajo hace después la asesoría.
Reproduce la comprobación en tu caso
Abre una copia sin datos personales, enumera cada macro y conexión, y anota sus salidas. Si desconoces qué genera una automatización, deja el alcance pendiente y lleva ese mapa a la asesoría.
Qué comprobar en tu caso
- ¿La hoja se limita a introducir datos, expedir, imprimir y conservar facturas?
- ¿Genera directamente libros registro de IVA o IRPF, contabilidad u otro resultado tributario?
- ¿Qué hacen realmente las macros, VBA, consultas, hojas vinculadas y exportaciones?
- ¿Otra aplicación recibe los datos y es quien asigna número y expide la factura definitiva?
- ¿Quién corrige una factura ya expedida y cómo evita borrar o sobrescribir el original?
- ¿Puedes documentar entradas, salidas y herramientas del flujo completo ante una comprobación?
Pasos antes de decidir
- Haz una copia del archivo y dibuja el recorrido desde los datos del cliente hasta el PDF o papel entregado.
- Enumera fórmulas, macros, VBA, Power Query, hojas vinculadas, exportaciones y conexiones con la gestoría.
- Anota qué función produce cada salida y contrástala con los dos ejemplos expresos de la FAQ de la AEAT.
- Si el conjunto es un SIF, documenta quién es su productor y decide entre adaptarlo con declaración responsable, sustituirlo o delegar la emisión.
La respuesta oficial depende de lo que produce la hoja
La FAQ de la AEAT no prohíbe Excel por su nombre. Si la hoja se utiliza exclusivamente para introducir datos, expedir e imprimir facturas y conservar la información, la Agencia indica que el RRSIF no afecta a ese uso. En ese supuesto no estás cumpliendo Verifactu con Excel: el proceso queda fuera porque no se utiliza como SIF.
La conclusión cambia cuando la hoja procesa la información para generar directamente libros registro de IVA o IRPF, contabilidad u otro resultado destinado al cumplimiento tributario. La AEAT puede comprobar las capacidades y herramientas utilizadas; cambiar la extensión, imprimir la hoja o guardarla como PDF no altera por sí solo la función real.
Cinco flujos de Excel que no deben confundirse
Caso 1 — plantilla de factura. Introduces los datos, calculas importes, expides, imprimes o guardas la factura y conservas la información, sin generar resultados tributarios. Es el uso limitado que la FAQ sitúa fuera del RRSIF, aunque la factura debe seguir cumpliendo sus requisitos ordinarios.
Caso 2 — listado con sumatorios. La AEAT dice expresamente que una hoja con un listado de facturas emitidas, sumatorios u otras reglas de cálculo puede quedar fuera. Tener fórmulas no basta para afirmar que existe un SIF; hay que identificar para qué se usa el resultado.
Caso 3 — macro que genera el libro registro. Es el ejemplo oficial contrario: si una macro genera directamente el libro registro de facturas expedidas, la hoja se considera SIF y queda sujeta cuando se cumplen las demás condiciones de ámbito.
Caso 4 — Excel alimenta otro facturador. Si exportas líneas a una aplicación que asigna número, expide la factura y genera el registro, esa aplicación es la pieza que claramente actúa como SIF. Revisa también si la hoja forma parte funcional de ese producto o si solo prepara datos de entrada.
Caso 5 — tú expides y la gestoría contabiliza después. La AEAT aclara que entregar posteriormente facturas expedidas sin SIF a una gestoría para que lleve libros no convierte por sí solo la emisión en informática. Es distinto si la gestoría expide materialmente las facturas mediante su propio SIF.
Fórmulas, VBA y Power Query: analiza la función, no la etiqueta
La AEAT proporciona dos ejemplos concretos —sumatorios y una macro que genera el libro registro—, pero no publica una regla automática para cada fórmula, tabla dinámica, consulta o complemento. Una macro de formato no produce el mismo resultado que una automatización que prepara directamente los libros fiscales.
Para macros, VBA, Power Query y hojas vinculadas, documenta qué datos toman, qué conservan y qué salida crean. Presta especial atención a la asignación de número y serie, la emisión por lotes, la generación de libros, la contabilidad y las exportaciones listas para presentar. Si el límite no es claro, conserva el análisis y pide una valoración individual antes de asumir que la hoja queda fuera.
Añadir un QR a Excel no lo convierte en un SIF conforme
El QR visible es solo una parte de las facturas expedidas mediante sistemas incluidos en el RRSIF. Pegar una imagen o construir un QR en una celda no genera por sí solo los registros de facturación, su huella, encadenamiento, conservación, remisión o tratamiento de anulaciones exigidos al sistema.
Si la hoja es realmente un SIF y se desarrolla para uso propio, la AEAT indica que cada sistema en operación debe tener la declaración responsable de su productor; cuando la propia empresa lo desarrolla, le corresponde certificarlo. Adaptar una hoja no consiste por tanto en copiar un QR: exige cumplir el reglamento y las especificaciones técnicas para esa versión.
Contenido, numeración y correcciones siguen siendo obligatorios
Quedar fuera del RRSIF no elimina el Reglamento de obligaciones de facturación. La factura debe llevar número y, cuando proceda, serie; fechas; identificación de emisor y destinatario según el tipo; descripción de la operación; base, tipo, cuota y total cuando correspondan; además de las menciones especiales aplicables.
Controla también duplicados, huecos y rectificaciones. Sobrescribir la fila o reutilizar una plantilla no documenta por sí solo una corrección. Conserva la factura expedida y aplica el procedimiento que corresponda cuando cambien datos, base o cuota.
Las fechas de 2027 solo obligan a adaptar los Excel que sean SIF
El calendario vigente exige adaptar antes del 1 de enero de 2027 los SIF de los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades incluidos en el artículo 3.1.a). Para el resto de obligados del artículo 3.1, entre ellos muchos autónomos, la fecha general es el 1 de julio de 2027.
El paso del tiempo no convierte automáticamente una plantilla limitada en un SIF. Si tu hoja genera libros o forma parte de un proceso sujeto, la fecha sí marca el límite de adaptación o migración. Documenta el flujo antes de decidir; no esperes a 2027 para descubrir que dependes de una macro sin soporte o de una integración no declarada.
Cuándo migrar aunque tu Excel pueda quedar fuera
Una hoja manual puede seguir siendo práctica con pocas facturas y una sola persona. El riesgo operativo crece con varias series, usuarios, facturación recurrente, anticipos, rectificativas, cobros parciales, importaciones o necesidad de consultar el histórico rápidamente.
Antes de cambiar, exporta clientes, productos y facturas en formatos reutilizables; prueba una factura normal, una rectificativa y la recuperación del histórico; y comprueba declaración responsable, versión, coste total, soporte y salida de datos. La migración debe reducir errores sin convertir una afirmación comercial en una supuesta aprobación de la AEAT.
Preguntas frecuentes sobre Excel y Verifactu
¿Puedo seguir facturando con Excel después del 1 de julio de 2027?
Sí, si el uso encaja realmente en el supuesto limitado que la AEAT sitúa fuera del RRSIF. La fecha obliga a adaptar los sistemas que sean SIF; no prohíbe por nombre una hoja usada solo para introducir, expedir, imprimir y conservar facturas.
¿Las fórmulas o sumatorios convierten Excel en un SIF?
No automáticamente. La AEAT pone como ejemplo no sujeto un listado de facturas con sumatorios u otras reglas de cálculo. En cambio, señala expresamente como SIF una macro que genera el libro registro de facturas expedidas.
¿Basta con añadir el QR de Verifactu a la plantilla?
No. Si Excel queda fuera por su uso limitado, no necesita simular el QR del RRSIF. Si es un SIF, el QR no sustituye los registros, huellas, encadenamiento, conservación o remisión ni la declaración responsable de la versión.
¿Enviar después el Excel a la gestoría lo convierte en un SIF?
No por sí solo cuando tú has expedido materialmente las facturas sin SIF y la gestoría lleva después los libros. La situación cambia si la gestoría es quien expide materialmente las facturas mediante un sistema informático.
¿Power Query o cualquier macro hacen que Excel sea Verifactu?
La AEAT no publica una regla automática para cada herramienta. Hay que analizar las entradas, funciones y salidas reales. Una automatización que genera directamente resultados tributarios es muy distinta de una macro que solo aplica formato.
Qué hacer
Documenta qué hace exactamente tu Excel y qué información produce. Si funciona como SIF, tendrás que adaptarlo o migrar antes de tu fecha; si solo cubre el uso limitado descrito por la AEAT, conserva la FAQ y confirma el criterio con tu asesoría.
Documentación comprobada
- AEAT: criterio oficial para Excel, macros y trabajo posterior de la gestoría
- AEAT INFORMA 149526: asesoría que contabiliza después de la emisión
- AEAT: declaración responsable de un SIF desarrollado para uso propio
- AEAT: contenido exigible a las facturas completas y simplificadas
- BOE: Real Decreto 1007/2023 consolidado
- BOE: fechas de adaptación del 1 de enero y 1 de julio de 2027
¿Vas a migrar o contratar? Usa el plan de adaptación para documentar la versión, probar una corrección y ensayar la exportación antes de decidir.
Sigue comprobando tu caso
Otras comprobaciones frecuentes
Fuentes oficiales y revisión
Contenido revisado el a partir de fuentes primarias. Los enlaces llevan al texto oficial vigente o a la información del organismo competente.