Facturación para diseñadores: anticipos, IVA, licencias y Verifactu
Un encargo de diseño puede reunir presupuesto, anticipo, fases, adaptaciones, licencia, imprenta y entrega final, pero esos documentos y costes no tienen por qué compartir el mismo tratamiento fiscal. El flujo debe dejar claro cuándo existe solo un borrador, qué importe ya se facturó y quién emite cuando intervienen una agencia, plataforma o cliente extranjero.
Esta guía parte del supuesto de que utilizas un sistema informático para expedir facturas en territorio común. El SII, los territorios forales y determinadas operaciones excluidas pueden cambiar el resultado; revisa primero el comprobador y las fuentes oficiales enlazadas al final.
Situaciones habituales en diseñadores y creativos
- Identidad, web o campaña por fases: conservar brief, propuesta, aprobaciones y entregables como soporte sin convertir cada documento en factura.
- Reserva o anticipo: documentar el cobro cuando corresponda y descontarlo del saldo sin facturar dos veces el mismo importe.
- Iguala o mantenimiento mensual: cerrar el periodo, los trabajos incluidos y cualquier extra antes de emitir el borrador recurrente.
- Diseño y licencia: separar creación, adaptaciones, producción y derechos en conceptos comprensibles sin atribuirles automáticamente una exención.
- Imprenta, tipografías, bancos de imágenes o colaboradores: distinguir costes propios de pagos efectuados realmente en nombre del cliente.
- Cliente extranjero: comprobar si actúa como empresario, dónde está establecido y qué regla de localización del IVA corresponde.
- Agencia o plataforma: confirmar si solo liquida el encargo o expide una factura en nombre y por cuenta del diseñador.
- Cambio o cancelación después de emitir: conservar el original y aplicar la rectificación procedente en lugar de rehacer el PDF.
De un proyecto de identidad con anticipo a la factura final
- Guardar brief, presupuesto, alcance, licencia y aceptación en la herramienta del proyecto.
- Al cobrar el anticipo, emitir el documento que corresponda y vincularlo al encargo.
- Registrar fases, cambios y aprobaciones como soporte, sin emitir desde el gestor de tareas.
- Separar en el borrador diseño, adaptaciones, derechos y producción según la operación real.
- Revisar destinatario, IVA, retención, costes propios y cualquier suplido verdadero.
- Preparar el saldo descontando exactamente lo ya facturado y emitir una sola factura definitiva.
- Entregar el PDF generado por el sistema y conservar archivos creativos fuera del facturador.
- Si después cambia un dato fiscal o el precio documentado, aplicar la rectificación procedente.
El ejemplo describe el flujo de trabajo, no decide el IVA, la retención ni el momento fiscal aplicable a un caso concreto.
Qué debería resolver el programa
- Presupuestos, proformas y borradores identificados y vinculados a una única factura definitiva.
- Anticipos, hitos, extras y saldo enlazados por encargo sin duplicar bases ni cobros.
- Conceptos separados para diseño, adaptación, licencia, producción y gastos, con espacio para describir la operación real.
- Ficha fiscal por cliente con país, condición empresarial, NIF-IVA, regla de IVA y retención revisables.
- Facturas recurrentes en borrador para validar el periodo y los trabajos incluidos antes de emitir.
- Monedas, idiomas y purchase orders sin perder los datos obligatorios ni la referencia del proyecto.
- Importación de autofacturas o documentos de agencia sin crear otra factura para la misma operación.
- Rectificaciones, exportación y acceso para la asesoría sin almacenar briefs, archivos fuente o datos confidenciales innecesarios.
Antes de contratar, pide al proveedor la declaración responsable de la versión que vas a usar y prueba este flujo con un borrador.
Presupuesto, proforma y borrador no son la factura definitiva
La AEAT permite introducir, editar y visualizar previamente los datos. Los borradores y proformas no llevan QR tributario y deben sustituirse finalmente por la factura oficial que se entrega al cliente.
Conserva propuesta, versiones y aceptación vinculadas al encargo. Cuando el documento se emite definitivamente con su registro de alta, deja de ser un borrador y no debe reabrirse para cambiar los datos que forman parte de ese registro.
El anticipo se documenta antes del saldo final
La AEAT establece que, cuando la operación está sujeta al IVA, un pago anticipado devenga el impuesto al cobrarlo, total o parcialmente, por el importe efectivamente percibido. Esperar a la entrega final puede dejar el anticipo sin el documento que corresponde.
El programa debe descontar lo ya facturado sin repetir su base ni tratar el anticipo como un simple movimiento bancario. Si el proyecto se cancela, conserva contrato, cobro y factura y determina si procede rectificación en lugar de borrar el historial.
Un hito creativo no fija por sí solo el momento fiscal
En prestaciones de servicios, la regla general sitúa el devengo cuando se presta, ejecuta o efectúa la operación. En servicios de tracto sucesivo o continuado, se produce cuando resulta exigible la parte del precio correspondiente.
La aprobación de un concepto, una ronda de cambios o una entrega puede ser el hito comercial pactado, pero el sistema no debe convertir cualquier estado del gestor de proyectos en factura. Configura cada fase según contrato, trabajo realizado, exigibilidad y cobros anticipados.
La palabra licencia no convierte todo diseño en exento
La AEAT incluye entre las exenciones interiores determinados servicios profesionales, incluso cuando se remuneran mediante derechos de autor, prestados por artistas plásticos, escritores y colaboradores literarios o gráficos. La lista no equivale a una exención general para cualquier actividad creativa.
Distingue quién es el autor, qué obra o servicio se entrega y qué derechos se conceden. Un encargo de identidad corporativa, una adaptación técnica, una producción y una cesión pueden necesitar análisis diferente; no asignes la exención solo porque el presupuesto use «licencia» o «derechos».
Imprenta, tipografías y colaboradores no son suplidos automáticos
La base imponible incluye la contraprestación total y los gastos accesorios cobrados por el profesional. Si el diseñador contrata en su propio nombre la impresión, una tipografía, un banco de imágenes o un colaborador, separar el coste en la factura no lo transforma en suplido.
Para excluir una suma como suplido, la AEAT exige que se pague en nombre y por cuenta del cliente mediante mandato expreso, que el justificante esté a nombre del cliente, que se repercuta el importe exacto y que el diseñador no deduzca el IVA soportado.
Un cliente de otro país exige revisar la localización del servicio
En la regla general B2B, el servicio se localiza donde está establecido el empresario destinatario. La AEAT explica que un servicio prestado desde España a una empresa de otro Estado miembro no está sujeto al IVA español y se informa como prestación intracomunitaria en el modelo 349.
No automatices el resultado con el dominio del correo, el idioma o la moneda. Valida condición empresarial, NIF-IVA y establecimiento receptor y utiliza el Localizador de la AEAT, especialmente para particulares, derechos, servicios digitales o cualquier regla especial.
IVA y retención no se configuran con la misma regla
La retención depende de la naturaleza de la renta y de que quien paga esté obligado a practicarla; no de que la factura lleve o no IVA. Una empresa española, un particular y un cliente extranjero no deben heredar sin revisión la misma plantilla.
Para rendimientos profesionales, la AEAT publica un 15 % general y un 7 % en determinados casos, incluido el inicio de actividad y los dos años siguientes si se cumplen las condiciones. Confirma clasificación, pagador y tipo antes de guardarlo como predeterminado.
Una agencia puede emitir materialmente, pero no elimina tu responsabilidad
El cliente o un tercero puede confeccionar la factura si existe un acuerdo previo sobre las operaciones, un procedimiento de aceptación, envío de copia y expedición en nombre y por cuenta del diseñador. Quien presta el servicio continúa siendo responsable del cumplimiento.
Distingue la factura del encargo, la factura de comisión y la liquidación de la plataforma. Si la primera ya fue expedida por tu cuenta, impórtala o concíliala y evita que el facturador genere un segundo documento por el mismo trabajo.
Describe la operación sin copiar el brief completo
La factura completa debe describir la operación con los datos necesarios para determinar su base, precio, descuentos e impuestos. Eso permite separar diseño, adaptación, licencia y producción sin convertir el documento fiscal en el contrato o el historial del proyecto.
Usa una referencia interna suficiente y conserva el alcance, las condiciones de la licencia y las aprobaciones en el expediente del encargo. La factura debe ser comprensible sin incorporar todas las cláusulas ni el contenido creativo.
El facturador no necesita el archivo fuente ni todo el brief
La AEPD vincula la protección de datos por defecto con limitar la cantidad, extensión, conservación y accesibilidad a lo necesario para cada finalidad. El sistema económico no necesita por ello todo lo que utiliza la herramienta creativa.
Evita sincronizar automáticamente archivos fuente, investigación, credenciales, contactos, comentarios o nombres del equipo. Conserva solo la referencia y los datos necesarios para facturar y revisa quién accede cuando compartes el programa con gestoría, proveedor o colaboradores.
Los cambios posteriores se corrigen sin rehacer el PDF original
La AEAT exige factura rectificativa cuando faltan requisitos obligatorios, cambia la base imponible o se determinó incorrectamente el IVA. Debe identificar la factura corregida, la causa y la rectificación realizada.
Una nueva ronda de diseño no modifica por sí misma una factura ya correcta; puede ser otro servicio. Si cambian precio, destinatario o tratamiento fiscal de la operación documentada, conserva el original y aplica el procedimiento que corresponda.
Comprobaciones específicas para diseñadores y creativos
- Presupuesto o proforma: puede prepararse y revisarse antes de la factura, pero no lleva QR tributario ni sustituye el documento definitivo. El sistema debe conservarlo vinculado a la factura que finalmente se expida o a su seguimiento interno.
- Anticipo: si la operación está sujeta al IVA y se cobra antes de terminar el encargo, el impuesto se devenga por el importe efectivamente percibido. Relaciona esa factura con el saldo final sin aplicar esta regla para decidir primero si el servicio está sujeto en España.
- Hito o aprobación: una aprobación de moodboard, logotipo o prototipo es un evento contractual, no una regla fiscal automática. En servicios, la regla general atiende a cuándo se presta el servicio; en operaciones continuadas, a cuándo resulta exigible cada parte del precio.
- Derechos de autor: la AEAT recoge una exención para determinados servicios profesionales prestados por artistas plásticos, escritores y colaboradores literarios o gráficos. No concluyas que cualquier diseño, adaptación o concepto llamado «licencia» está exento; confirma autor, servicio y condiciones.
- Imprenta y recursos: una factura del proveedor a nombre del diseñador suele formar parte de sus costes y no se convierte en suplido por repercutirla al cliente. Para excluir un suplido de la base se exige pago en nombre y por cuenta del cliente, mandato expreso, justificante, importe exacto y no deducir ese IVA.
- Cliente extranjero: la regla general B2B localiza el servicio donde está establecido el destinatario. Para una empresa de otro Estado miembro, la AEAT indica prestación intracomunitaria y modelo 349; particulares, excepciones y servicios concretos deben comprobarse con el Localizador.
- Retención: no aparece automáticamente en toda factura de diseño. Depende de la naturaleza del rendimiento y de que el pagador esté obligado; para rendimientos profesionales, la AEAT publica un 15 % general y un 7 % en determinados supuestos.
- Agencia o plataforma: si expide materialmente por cuenta del diseñador, debe existir acuerdo previo, aceptación, copia y expedición en su nombre y por su cuenta. Una liquidación o factura de comisión no demuestra por sí sola que esa obligación esté cumplida.
- Contenido y privacidad: la factura necesita describir la operación y determinar la base, no adjuntar el brief, las claves, la investigación, el archivo editable ni todos los nombres del equipo del cliente.
- Cambio tras emitir: un nuevo formato, descuento, cancelación o error fiscal puede exigir rectificación. No borres ni renumeres la factura original; documenta la causa, la referencia y la corrección aplicable.
Lleva estos casos al plan de adaptación imprimible: podrás pedir la evidencia de la versión, ejecutar una corrección y comprobar la salida de datos sin limitar la elección al precio.
Tus fechas límite
Si estás dentro del RRSIF y operas como autónomo: 1 de julio de 2027. Si el obligado es una sociedad sujeta al Impuesto sobre Sociedades: 1 de enero de 2027. Durante 2026 el envío de registros a la AEAT funciona como periodo voluntario de pruebas.
Si hoy emites desde una plantilla, revisa las guías sobre Excel y Word: la AEAT distingue según las funciones y el uso real, no solo por el nombre de la herramienta.
Actividades con procesos relacionados
Fuentes oficiales y revisión
Contenido revisado el a partir de fuentes primarias. Los enlaces llevan al texto oficial vigente o a la información del organismo competente.
- AEAT: guía oficial sobre VERI*FACTU
- BOE: Real Decreto-ley 15/2025 (plazos de 2027)
- AEAT: facturas completas y simplificadas
- BOE: Reglamento de obligaciones de facturación
- AEAT: tipos impositivos de IVA vigentes
- AEAT: quién debe practicar retenciones
- BOE: Ley 37/1992 del IVA
- AEAT: facturas, borradores, proformas y otros documentos
- AEAT: devengo del IVA en anticipos, servicios y ejecuciones de obra
- AEAT: exenciones para determinados servicios creativos y de autor
- AEAT: base imponible del IVA y requisitos de los suplidos
- AEAT: localización del IVA en prestaciones de servicios
- AEAT: tipos de retención de rendimientos profesionales
- AEAT: facturas expedidas materialmente por el destinatario o un tercero
- AEAT: contenido obligatorio de facturas completas y simplificadas
- AEPD: protección de datos por defecto y minimización
- AEAT: cuándo emitir una factura rectificativa